Офис регистратор

Основное назначение

Офис регистратора (далее - ОР) является структурным подразделением КазНИТУ имени К.И.Сатпаева, занимающимся регистрацией всей истории учебных достижений обучающегося и обеспечивающим организацию всех видов контроля знаний и расчет его академического рейтинга.

Целью Офиса регистратора является организация и мониторинг учебного процесса Университета в условиях кредитной системы обучения, деятельность которого определяется следующими задачами:

Совершенствование процесса регистрации и учета учебных достижений обучающихся КазНИТУ. Данные цели и задачи достигаются путем:

  1. Обновление базы, с целью получения точных и своевременных данных обеспечивающих поддержку обучающихся по всем направлениям подготовки;
  2. Повышение качества составления статистической отчетности:
  • составление статистического отчета формы 3-НК;
  • составление статистического отчета формы 1-НК;
  • составление и постоянный контроль ежемесячного отчета формы 1-17.
  1. Подготовка ответов на различные внутренние и внешние запросы по контингенту обучающихся
  2. Подготовка и утверждения приказов движения обучающихся;
  3. Подготовка и проведение передачи личных дел студентов выпускников в ведомственный архив университета;
  4. Мониторинг успеваемости студентов;
  5. Составление расписания учебных занятий и экзаменационной сессии для бакалавров (дневное и ускоренное), магистрантов и докторантов;
  6. Предоставление информации занятости аудиторий, распределение аудиторного фонда для проведения учебных занятий, экзаменов, офис часов и эдвайзерских часов;
  7. Постоянное участие в разработке и анализе академических положений и процедур;

     10. Проведение работы с компаниями по вопросам выделения спонсорских (целевых) финансовых средств: предоставление грантов компаний на обучение студентов КазНИТУ им. К.И.Сатпаева, средств на выплату стипендий (стипендиальных грантов) и т.п.;

      11. Заключение договоров со студентами для дальнейшего обучения в КазНИТУ им.К.И.Сатпаева;

      12. Организация и проведение работы по вопросам перевода студентов на обучение по государственным образовательным грантам в зависимости от высвободившихся вакантных мест по итогам экзаменационной сессии.

      13. Проведение качественной информационно-разъяснительной работы, открытие горячей телефонной линии Call-центра по предоставлению студентам полной и целостной информации о КазНИТУ им К.И.Сатпаева (в течение года);

      14. Проведение опросов и сбор отзывов студентов для дальнейшего улучшения качества работы.

  1. Структура подразделения
    • Непосредственное руководство Офисом регистртора осуществляется директором. Директор Офис регистратора назначается на должность и освобождается от должности по представлению проректора по академической работе в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом Ректора КазНИТУ имени К.И. Сатпаева.

В состав Офис регистратора входят: отдел регистрации учебных достижений обучающихся, отдел статистики обучающихся, отдел расписания, Сall-центр и отдел по финансовой помощи обучающимся.

  • Распределение обязанностей между сотрудниками отделов осуществляется соответствующими начальниками отделов согласно должностным инструкциям.
  1. Функции Офиса регистратора и распределение ответственности

Функции ОР:

  1. контроль правильности информации в базе данных обучающегося и актуализация информационной системы ОР;
  2. подготовка приказов о назначении обучающимся государственных стипендий, именных стипендий, стипендии, учреждаемых Президентом РК;
  3. подготовка приказов о выплате обучающимся дорожной компенсации в период зимних и летних каникул;
  4.  
  5. подготовка отчетов по результатам сессии (учебный паспорт по специальности, форма №34);
  6. подготовка документов в комиссию МОН РК для присуждения государственных образовательных грантов обучающимся;
  7. подготовка приказов о переводных баллах(GPA) с курса на курс;
  8. регистрация и проверка трансферта обучающегося;
  9. регистрация и сбор экзаменационных и итоговыхведомостей;
  10. подготовка приказов по движению контингента;
  11. заполнение форм государственной отчетности в ЕСУВО (единая система управления высшим образованием);
  12. подготовка и выдача ведомости по видам практике, контроль правильности их заполнения ППС и ввод их в базу данных;
  13. подготовка списка обучающихся выпускающихся курсов, претендующих на диплом с отличием;
  14. выдача транскрипта, академической справки, справки о выполнении учебного плана обучающихся и приложений к дипломам;
  15. обеспечение сохранности личных дел и сдача в архив согласно установленным срокам;
  16. контроль за выполнением рабочих учебных планов специальности, индивидуальных учебных планов обучающихся;
  17. подготовка статистической отчетности по форме Ф-3НК,1НК;
  18. подготовка информации институтам по результатам экзаменационных сессии и о допущенных недостатках и несоответствиях в образовательном процессе Университета, а также разработка рекомендаций по их устранению;
  19. подготовка предполагаемого контингента на следующий учебный год;
  20. подготовка, проверка и учет обучающихся, лишившихся государственного образовательного гранта для передачи их свидетельства в МОН РК для дальнейшего распределения на вакантные места;
  21. организационная работа по составление актов
  22. передачи аттестатов зрелости и дипломов колледжа выпускников для выдачи в дирекцию институтов;
  23. регистрация обучающихся, на основании приказов о зачислении;
  24. подготовка и регистрация переводных приказов по студенческому составу;
  25. контроль над выполнением рабочих учебных планов специальности,индивидуальныхучебных планов обучающихся;
  26. мониторинг иподготовка отчетов об успеваемости обучающихся;
  27. ежемесячное представление в ДФиУ университетаотчет ф. 1-17 о движении контингента обучающихся по государственному образовательному гранту и платного отделения;
  28. организация выдачи дубликатов дипломов, академических справок;
  29. прием, хранение, выдача и возврат документов личного дела обучающихся;
  30. прием и проверка личных дел студентов 1 курса из приемной комиссии и личных дел студентов переведенных из других организаций образования;
  31. по запросам из других организаций образования отправка личных дел студентов;
  32. составление расписания учебных занятий и экзаменнационной сессии для бакалавров (дневное и ускоренное), магистрантов и докторантов;
  33. предоставление информации занятости аудиторий, распределение аудиторного фонда для проведения учебных занятий, экзаменов, офис часов и эдвайзерских часов;
  34. проведение работы с компаниями по вопросам выделения спонсорских (целевых) финансовых средств: предоставление грантов компаний на обучение студентов КазНИТУ им. К.И.Сатпаева, средств на выплату стипендий (стипендиальных грантов) и т.п.;
  35. заключение договоров со студентами для дальнейшего обучения в КазНИТУ им.К.И.Сатпаева;
  36. организация и проведение работы по вопросам перевода студентов на обучение по государственным образовательным грантам в зависимости от высвободившихся вакантных мест по итогам экзаменационной сессии;
  37. проведение качественной информационно-разъяснительной работы, открытие горячей телефонной линии Call-центра по предоставлению студентам полной и целостной информации о КазНИТУ им К.И.Сатпаева;
  38. работа с письмами и запросами сторонних организаций;
  39. систематическое обновление программных продуктов, необходимых для осуществления отделом своих функций;
  40. обеспечение качественных выходов данных (ведомости, отчетов, сводные данные и др.) и своевременной их передачи соответствующим подразделениям;
  41. отчет по ДП «Анализ со стороны руководства» эффективности работы ОР, выявление причин ухудшения или улучшения качества работы и совершенствование кредитной технологии обучения в Университете    
  1. Планирование работ и отчетность
  2. ОР осуществляет свою деятельность в соответствии с годовыми планами работ. Годовые планы работы Офис регистратора составляются директором  ОР в соответствии с перспективными планами Университета и утверждаются проректором по академической работе;
  3. По завершении экзаменационной сессии Офис регистратора осуществляет подготовку статистического анализа сводных данных результатов промежуточной аттестации по институтам для оценки уровня знаний обучающихся.

 

Взаимодействия и связи с другими подразделениями

В ходе осуществлния своей деятельности ОР:

  • взаимодействует в пределах своих полномочий с другими структурными подразделениями, дочерними организациями и партнерами Университета и другими организациями, а также с государственными органами Республики Казахстан и физическими лицами;
  • согласовывает проекты подготавливаемых нормативных документов по вопросам деятельности ОР с руководителями заинтересованных структурных подразделений, должностными лицами университета;
  • по согласованию с руководством университета привлекает работников структурных подразделенийУниверситета к реализации мероприятий,организуемых/проводимых ОР и требующих участия иных структурных подразделений.

 

Наверх